Le Service des technologies de l’information (STI) du Centre de services scolaire des Affluents (CSSDA) a obtenu deux nominations à la prochaine soirée de remise des Octas qui se tiendra le 8 juin prochain. Pour celles et ceux qui ne connaissent pas les Octas, c’est l’équivalent des Oscars du cinéma, mais qui récompensent les projets d’innovation technologique au Québec.

Ces deux nominations sont le fruit du travail de l’équipe des TI pour le développement des applications Déclaration des absences et tableau de bord de suppléance et Séance en ligne.

Une innovation qui simplifie tout

Nous décrivons souvent les percées numériques comme autant de façons de simplifier la vie humaine. C’est particulièrement le cas du véritable tour de force qu’a réalisé l’équipe du STI avec les applications Déclaration des absences et tableau de bord de suppléance, qui ont comme principal objectif de faciliter le remplacement d’un enseignant par des suppléants qualifiés.

Outre cet objectif général, les applications offrent aussi plusieurs autres avantages qui ont permis de révolutionner l’approche du CSSDA dans sa gestion des absences et des suppléances, et ce, rappelons-le, dans un contexte de pénurie d’enseignants. Les nouvelles applications permettent, entre autres :

  • D’optimiser la présence de suppléants qualifiés;
  • De respecter les règles de la convention collective et réduire au minimum le recours au grief et les coûts que cela peut engendrer;
  • D’offrir un outil numérique sur mesure pour la nouvelle génération d’enseignants davantage branchée sur les nouvelles technologies;
  • De simplifier le travail des répartitrices afin de leur permettre de travailler seulement sur les suppléances complexes et à long terme.
  • De réduire les heures supplémentaires occasionnées par le remplacement d’enseignants par du personnel régulier d’autres corps d’emploi.
  • D’éviter au secrétaire d’avoir à saisir manuellement les paies, réduisant ainsi les risques d’erreurs et les coûts que cela peut engendrer.

S’adapter à la pandémie

Toujours dans une optique de mettre les technologies au service des employés du CSSDA, l’équipe du STI a développé l’application Séance en ligne, qui est venue remplacer les séances d’affectation en présentiel qui pouvaient, avant la pandémie, réunir plus de 400 personnes.

Ce type de rencontre n’étant plus possible, l’équipe a développé une solution qui permet de réaliser les séances d’affectation en mode virtuelle. Une approche simple aurait été de programmer une réunion Teams, mais avec plus de 400 participants et différentes règles conventionnées à respecter, l’application devait prendre en compte plusieurs exigences.

Parmi ces exigences, l’outil devait permettre que la rencontre respecte le déroulement normal d’une séance d’affectation, incluant des données comme la liste d’ancienneté et le droit de parole des participants.

Une équipe dévouée

Grâce à un travail rigoureux et malgré une équipe frappée durement par la pénurie de main-d’œuvre, le STI a réalisé deux petits miracles : « Je tiens à féliciter toute l’équipe, car ils n’ont pas compté leurs heures. Ces nominations mettent en lumière le travail des développeurs, mais pendant que ceux-ci travaillaient en urgence sur le développement de ces applications et de plusieurs autres, ce sont les employés de tous nos départements qui ont dû prendre les bouchées doubles », tient à souligner Patrick Fortin, directeur du STI.

Pour Jean-François Collard, directeur général du CSSDA : « Peu importe les lauréats qui seront dévoilés à la soirée Octas le 8 juin prochain, l’équipe du STI est déjà gagnante pour l’ensemble des employés du CSSDA qui bénéficient des outils numériques qu’ils mettent à notre disposition chaque jour », conclut-il.

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